Reclame- & Communicatiebureaus aan het woord...

Pix in Space (Hasselt): "QuoJob is voor ons een soort virtueel kantoor"
Head Office (Leuven): "QuoJob bezorgt ons in één oogopslag alle informatie"
Truyens & Partners (Hasselt): "Alles op één plaats van briefing tot uiteindelijke factuur"
Flink (Antwerpen): "Wat een tijdswinst!"
ou-vert (Dudzele): "Het verhaal van 'n tabula rasa"
Pix in Space (Hasselt): "Bedankt dat je me er van overtuigd hebt te kiezen voor QuoJob"
Opraappers Communicatie (Nederland-Doetinchem): "Vlotte oplossingen"

Pix in Space (Hasselt): "QuoJob is voor ons een soort virtueel kantoor"

Pix in space is een outsourcebureau voor grafisch talent met als uitvalsbasis de studio in Hasselt. Onze werknemers en freelancers zitten verspreid over heel Vlaanderen. Omwille van de snelle groei en verbreding van onze diensten werd het hoog tijd om onze jobflow te automatiseren. We hadden een flink aantal jobs in omloop maar voelden ons 'geplafonneerd' door de moeizame administratieve verwerking achteraf. In de zomer van 2008 hebben we een interne audit gehouden met de bedoeling onze eigen workflow te schrijven. Met dat denkproces op zak zijn we op een dag bij Data Line Solutions gaan aankloppen. QuoJob bleek voor ons de perfecte vertaling daarvan. We kunnen onze diverse orders in kaart brengen en deze snel administratief verwerken. Iedereen registreert dagelijks zijn/haar gepresteerde uren en we genereren met gemak diverse analyses. De hele jobadministratie is transparant geworden. De complexe spreadsheets waarin we dit vroeger deden, hebben we sinds QuoJob niet meer aangeraakt. Onze medewerkers wonen en werken heel verspreid dus zien we elkaar niet zo vaak. QuoJob is voor ons een soort virtueel kantoor waarin we toch allemaal samen op dezelfde jobs werken. We delen deze licentie met onze vertrouwde partner realise die printopdrachten coördineert van A tot Z. Met de overkoepelende database van contacten, kunnen we perfect onderling informatie uitwisselen en elkaars werk overnemen. Sinds de komst van QuoJob is het aantal orders sterk gestegen, enkel en alleen omdat alles nu eenvoudig en transparant kan worden getraceerd.

Pix in Space
Koning Boudewijnlaan 8 / 2,
3500 Hasselt
www.pixinspace.be

Head Office (Leuven): "QuoJob bezorgt ons in één oogopslag alle informatie!"

Head Office is een communicatiebureau gespecialiseerd in relatiemarketing. Onze klanten situeren zich in de meest uiteenlopende sectoren en briefen ons dagelijks op nieuwe projecten. Van grote campagnes tot kleine opdrachten. Dat vraagt heel wat coördinatie op de werkvloer en een efficiënt time-managementsysteem. Tot voor kort werkten we met programma's zoals Excel en Word om budgetten te beheren. Timesheets werden bijgehouden via Business Objects. En dan had iedereen nog eens een persoonlijk visitekaartmapje of excelbestand met zijn of haar contacten. Verre van overzichtelijk, tijdrovend en helemaal niet praktisch. Zo konden we geen dagelijkse tijdsregistratie instellen, waardoor we met heel wat rompslomp achterbleven. Bovendien was de ingegeven informatie niet altijd correct. Daardoor dienden we verschillende bronnen te raadplegen om de rendabiliteit van een project te berekenen. Omdat Head Office bleef groeien, hadden we dringend nood aan een nieuwe software die ons in één oogopslag alle informatie kon bezorgen. Met QuoJob hebben we nu een overzicht van alle prestaties en gewerkte uren, inkopen, budgetten en alle andere informatie over de projecten binnen Head Office. Die informatie kan bovendien in één rapport worden afgedrukt. Ook hebben we nu een gecentraliseerde databank van klanten en leveranciers die door iedereen in het bureau kan geraadpleegd worden. Alle Head Officers kregen een opleiding voor QuoJob, waardoor iedereen vlot met deze software kan werken. En heeft iemand toch een vraag, dan kunnen we altijd rekenen op de QuoJob-helpdesk.

Head Office
Fonteinstraat 1a, 3000 Leuven
www.headoffice.be

Truyens & Partners (Hasselt): "Alles op één plaats van briefing tot uiteindelijke factuur"

Met ruim een kwarteeuw ervaring in de publicitaire en industriële fotografie, is Truyens & Partners uitgegroeid tot een expert in all-round-fotografie, digitale beeldbewerking, websites en allerhande drukwerk. Onze gedrevenheid om onszelf steeds te overtreffen is zeker onze grootste troef. Aanvoelen, sfeer, juiste belichting in het juiste decor, creatieve hartstocht... dit zijn maar enkele belangrijke kernwoorden waarvoor Truyens & Partners staat. Na de samenwerking met communicatiegroup RCA in 2008 en de daarbij horende interne wijzigingen, was er zeker nood aan een uniform systeem wat de interne werking alleen maar kon verbeteren en optimaliseren. Voor het QuoJob-tijdperk werden offertes en calculaties voornamelijk manueel gemaakt, daarnaast was er ook geen uniform systeem waar alle 'traffic' omtrent één project gecentraliseerd werd. Dit zorgde echter voor veel opzoekwerk binnen verscheidene systemen wat soms een tijdrovende opdracht was. De belangrijkste toegevoegde waarde die QuoJob ons biedt, is de vereenvoudiging van de dagdagelijkse, interne werking met hierin specifiek te bepalen: vereenvoudigde administratie, makkelijke opvolging van projecten en offertes + duidelijke rapportering. Het feit dat QuoJob, binnen de mogelijkheden van het programma, uitgebreid kan worden naar onze eigen specifieke behoefte is een groot pluspunt. De medewerkers van DLS Support staan dan ook altijd klaar om te luisteren naar onze vragen en wensen. Verder is het voor ons van groot belang dat alles op één plaats teruggevonden kan worden, nl. van briefing tot uiteindelijke factuur. Als conclusie kunnen we stellen dat QuoJob een gebruiksvriendelijk systeem is dat door zijn uniformiteit veel mogelijkheden biedt binnen een communicatie-bedrijf.

Truyens & Partners
Walenstraat 92, 3500 Hasselt
www.truyenspartners.be

Flink (Antwerpen): "Wat een tijdswinst!"

Flink is een creatieve studio. Vicky Haesaert: "Onze 'core business' is het ontwikkelen en uitwerken van grafische communicatietools in de ruimste zin van het woord: ontwikkeling van huisstijlen, merkontwikkeling, POS-materialen, technische illustraties, vormgeving van boeken, etc. Onze klantenwaaier is dan ook heel divers, van trendy fashion brands tot high-tech IT-bedrijven." "Wij staan garant voor vormgeving met inhoud. Bij elk nieuw project gaan wij voor een frisse aanpak waarbij wij steeds vertrekken vanuit een grondige analyse van de materie: wij houden niet van oppervlakkig werk! Trouw aan deze filosofie gaan wij elke nieuwe uitdaging vol enthousiasme aan en gaan met hart en ziel op zoek naar de meest gepaste en geïnspireerde oplossingen." "Voor QuoJob werkten wij met een specifiek programma voor het aanmaken van offertes, invoeren van timesheets, bijhouden van contactgegevens, etc., maar na enkele jaren voldeed dit niet langer aan onze behoeften. Offertes of delen ervan kopiëren, kon bijvoorbeeld niet, wat veel extra werk met zich meebracht bij het calculeren van gelijkaardige projecten. Ons vroegere programma was ook niet online toegankelijk waardoor er slechts op één locatie in gewerkt kon worden. Flink breidde uit en zo groeide de noodzaak om het programma voor meerdere personen toegankelijk te maken. Wij gingen dus op zoek naar een gebruiksvriendelijker programma dat de extra investering waard was." "Na lang zoeken zijn we via-via terecht gekomen bij QuoJob van Data Line Solutions. Een demo toonde aan dat dit programma perfect beantwoordde aan onze behoeftes. Zo is QuoJob bijvoorbeeld webbased, wat het programma voor iedere medewerker overal bereikbaar maakt. Na een grondige opleiding die vertrok vanuit reële Flink-projecten, werkt nu iedereen dagelijks met QuoJob: timesheets worden efficiënt en snel ingevoerd, facturen worden makkelijk gegenereerd, ... Wat een tijdswinst!

Flink bvba
De Burburestraat 20, 2000 Antwerpen
www.flink.be

ou-vert (Dudzele): "Het verhaal van 'n tabula rasa"

Hilde Wintein: "Als grafisch ontwerper ben ik in m'n eentje gestart onder mijn eigen naam. Al na één jaar werd duidelijk dat het bureau uitgebreid moest worden. Met twee extra creatievelingen en een aantal freelancers konden we de vraag van onze klanten mooi volgen. De bal was aan het rollen... Tien jaar later vond ik het belangrijk om niet meer onder mijn eigen naam te werken. De eer kwam veeleer het hele team toe dan mezelf. Met een 'groene appel' in het achterhoofd kwam de naam ou-vert op de proppen." "En open zijn we! Ons kantoor is een open huis voor kleine en middelgrote bedrijven, voor consulting- en marketingbureaus, voor grote bedrijven, ... We staan garant voor nieuwe ideeën, projecten met net dat beetje meer, concepten die blijven hangen." Januari 2008: tabula rasa bij ou-vert. "We wilden een trapje hoger. We wilden ou-vert op de kaart zetten. Hiervoor werden twee belangrijke zaken aangepakt. We startten niet alleen met een volledig nieuw team maar ook met QuoJob. Als creatieveling bleek tot voor QuoJob de administratie er altijd net te veel aan. Het is een belangrijk onderdeel binnen het bedrijf, maar liever zijn we met ontwerpen bezig. De groei van ou-vert werd echter wat geremd door de nogal oubollige 'manuele' manier van werken. Naast tijdverlies was er ook verlies van een aantal projecten omdat offertes niet op tijd binnen waren of niet 'op maat' waren." "Data Line Solutions was geen onbekende binnen de sector en na een uitgebreide demo van QuoJob waren we overtuigd dat ou-vert hiermee efficiënter zou kunnen werken. We zijn nu een jaar verder en alles wat we vooropgesteld hadden, hebben we kunnen waarmaken. Tot vreugde ook van het nieuwe team, dat na hun eerste werkweek bijna op hun knieën kwam vragen naar 'structuur'. En dat hebben ze gekregen!

ou-vert bvba
Sint-Lenardstraat 4, 8380 Dudzele
www.ou-vert.be

Pix in Space (Hasselt) 'Bedankt dat je me er van overtuigd hebt te kiezen voor QuoJob'

Guido Evens, zaakvoerder: 'Ik wil je graag even bedanken voor het dat je me ervan overtuigd hebt om te kiezen voor QuoJob in tegenstelling tot een eigen geprogrammeerde database. We hadden die fase blijkbaar wel nodig om een goed beeld te krijgen van wat we allemaal wilden terugvinden in zo'n database maar we zouden nooit in de buurt zijn gekomen van wat QuoJob ons kan bieden. We verwerken ondertussen sinds een tweetal maanden onze jobs en we zijn heel tevreden."

Pix in Space bvba
Koning Boudewijnlaan 8 bus 2 - 3500 Hasselt
www.pixinspace.be

Opraappers Communicatie (Nederland - Doetinchem): "Vlotte oplossingen"

Brigit Van Gessel: "Michaël (project manager, red.), ik wilde je, ook namens collega Sanne, even bedanken voor de vlotte QuoJob-oplossingen. Daar zijn we erg blij mee want het is wel eens anders geweest."

Opraappers Communicatie bv
Postbus 89 - 7000 AB Doetinchem (NL)
www.opraappers.nl